Jeszcze do niedawna wypuszczenie każdego gotowego projektu poprzedzone było miesiącami planowania i prac. Obecnie jednak tempo zmian na rynku jest tak duże, że aby produkty spełniały swoje biznesowe założenia, należało znacznie skrócić cykl ich wytwarzania. Podejmowanie decyzji dotyczących projektów, które prowadzisz, trwa zbyt długo? Podpowiadamy, co możesz zrobić, aby nadążyć za zmianami na rynku!
Innowacje w zakresie produkcji pozwalają firmom na prześciganie się w tempie wytwarzania kolejnych produktów. Przez lata optymalizacja procesów skupiała się tylko na części wytwórczej, natomiast cykl decyzyjny wydłużał się wraz ze wzrostem stopnia złożoności przedsiębiorstw. Pod koniec lat 90 w końcu osiągnięty został punkt, w którym projekty (zwłaszcza programistyczne) wytwarzane w ten sposób przestały nadążać za tempem zmian na rynku. Sytuacja rynkowa oraz wymagania klientów zmieniają się obecnie tak szybko, że specyfikacja napisana kilka miesięcy temu może być zupełnie niezgodna z dzisiejszymi oczekiwaniami. Na szczęście podejście do zarządzania projektami zmieniło się i obecnie zakłada znaczne skrócenie czasu od decyzji do wdrożenia oraz dużo większą elastyczność projektów.
Jak skrócić cykl decyzyjny w Twojej firmie?
1. Prowadź stałe pomiary
W myśl starej zasady, że nie da się zarządzać czymś, czego nie można zmierzyć, należy najpierw sprawdzić, ile czasu zajmuje pełen cykl od pomysłu do wdrożenia. Obecnie większość oprogramowania służącego do zarządzania projektami posiada opcje automatyzujące pomiar i planowanie kolejnych cykli. Prezentują także informacje np. w postaci przejrzystych wykresów wypalania pokazujących niezbędne do ukończenia projektu prace względem pozostałego czasu. Jeśli jesteś w stanie sprawdzić długość poszczególnych etapów procesu – tym lepiej. Więcej informacji pozwoli na prowadzenie optymalizacji tam, gdzie przyniesie najwięcej korzyści.
2. Korzystaj ze zwinnych metod zarządzania projektami
Tradycyjne podejście do projektów zakłada stworzenie całego produktu od podstaw do wdrożenia w jednym długim cyklu przypominającym maraton. Tymczasem nowoczesne podejście zakłada szereg iteracji, które pozwalają na szybsze wypuszczenie minimalnego produktu, a następnie przyrostowe wprowadzanie w nim częstych zmian takich jak kluczowe poprawki czy nowe funkcje.
3. Zastanów się, kogo uwzględnić w procesie
Czy Twój produkt przechodzi przez łańcuch akceptacji, nim zostanie podjęta ostateczna decyzja? Przemyśl, kto decyduje o ostatecznym kształcie produktu: projektanci doświadczeń użytkowników, tłumacze, testerzy, a może jeszcze ktoś inny? Uwzględnij ich w procesie lub przynajmniej często pytaj o opinię. Zazwyczaj będą mieli pomysły, jak usprawnić proces na odcinkach, o których decydują.
Pamiętaj jednak o tym, aby chronić zespół przed natłokiem niepotrzebnych informacji. Moderuj, jakie wiadomości trafiają do członków zespołu, aby nie musieli oni przefiltrowywać powiadomień w poszukiwaniu szczegółów istotnych tylko dla swojej wąskiej specjalizacji.
4. Zautomatyzuj, co się daCoraz więcej zadań (np. buildy, testy) można zautomatyzować dzięki nowoczesnemu oprogramowaniu. Automatyzacja zapewnia większą dokładność i skraca czas potrzebny na wykonywanie rutynowych czynności. W ten sposób przekierować możesz energię zespołu tam, gdzie jest rzeczywiście potrzebna, czyli na poszukiwanie oryginalnych rozwiązań. 5. Prioretyzuj szybkie rozwiązywanie znanych problemówWypuszczaj kolejne wersje produktu często i regularnie, dbając o to, aby pojedyncza zmiana odpowiadała jednemu zagadnieniu (np. usuwała konkretną wadę produktu lub wprowadzała pojedynczą funkcję). W ten sposób unikniesz sytuacji, gdy zmiana powoduje więcej błędów, niż naprawia. |
 |
6. Deleguj zadania
Łańcuchy decyzji naturalnie wydłużają się i komplikują wraz z rozwojem przedsiębiorstwa. W przypadku bardzo rozbudowanych zadań warto pomyśleć o stworzeniu odpowiedzialnego za nie działu lub wręcz przekazaniu ich wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej.
Zapewne wiesz o możliwości outsourcowania usług IT czy księgowości, ale czy wiesz, że wydelegować można również projekty badawczo-rozwojowe? Model ten, nazywany outsourcingiem innowacji, zyskuje na popularności, gdyż znakomicie sprawdza się w przypadku firm, których otoczenie biznesowe szybko ewoluuje i wymusza dynamiczną reakcję na zmiany.
Zwinne metody zarządzania projektami
Wspomnieliśmy wcześniej o zwinnych metodach zarządzania projektami, czyli podejściu Agile. Samo podejście zwinne nie jest jedną metodologią – to raczej zestaw zasad, którymi należy się kierować, prowadząc projekt. Najważniejsze z nich to:
- ludzie i interakcje ponad narzędzia i procesy,
- działające oprogramowanie ponad rozległą dokumentację,
- współpraca z klientem ponad negocjowanie kontraktów,
- odpowiedź na zmiany ponad podążanie za planem.
Nie oznacza to oczywiście, że zapisy kontraktów czy dokumentacja nie są ważne! Manifest Agile podkreśla raczej, że ważniejsze jest stworzenie produktu, który będzie najlepiej odpowiadał biznesowym potrzebom klienta, nawet jeśli odbiega on od wstępnych ustaleń. Jeśli trzeba zmienić w tym celu biznesplan – to należy to zrobić.
Właśnie dlatego praktycy Agile zachęcają do dzielenia projektu na małe części (na tyle małe, aby dało się je ukończyć w maksimum 4 tygodnie, idealnie 1-2 tygodnie). Wiąże się to ze skróceniem cykli decyzyjnych i częstszą informacją zwrotną dotyczącą już wykonanych zadań. Jeśli jakaś część projektu musi zostać zrobiona od nowa, pracy do poprawy będzie mniej.
Agile w IDO Electronics
 |
W IDO Electronics od początku istnienia firmy projekty dotyczące oprogramowania prowadzimy w sposób zwinny. W miarę możliwości pewne elementy takiego podejścia wprowadzamy również do projektów dotyczących sprzętu. Korzystamy m.in. z:
|
Jakie korzyści osiągnęliśmy dzięki takiemu podejściu?
- Zwiększone tempo wytwarzania produktu. Krótsze cykle decyzyjne pozwalają na szybsze wypuszczenie podstawowych wersji produktu i czerpanie z nich zysków.
- Satysfakcja klienta. Klienci nie czekają miesiącami na produkt, tylko po to, aby przekonać się, że nie spełnia ich oczekiwań. Bliska współpraca i częsta ocena efektów sprawiają, że produkt dokładnie odzwierciedla biznesowe potrzeby zleceniodawcy.
- Mniej poprawek. Częste konsultacje z klientem sprawiają, że błędy występują rzadziej i mają mnieszy wpływ na całokształt produktu. Klient jest bardziej zadowolony, a zespół może się skupić na wytwarzaniu nowych funkcji zamiast poprawianiu błędów.
- Większa satysfakcja pracowników. Podejście Agile zakłada, że zespół projektowy jest w stanie sam wyznaczać sobie cele i dążyć do ich wypełniania. Pracownicy czują, że mają kontrolę nad swoimi zadaniami, a ich opinie są respektowane, co przekłada się na większą satysfakcję z wykonywanej pracy.
- Mniej czasu spędzonego na spotkaniach. Może się wydawać, że częste rozmowy z klientem mające na celu planowanie kolejnych iteracji oraz omówienie dotychczasowej pracy będą pochłaniały wiele czasu, który można poświęcić przecież na pracę nad produktem. Jeśli jednak zespół ma z góry ustalony terminarz spotkań i pilnuje ich agendy, rozmowy są bardziej produktywne. Zapobiega to też nieporozumieniom, a więc i traceniu czasu na dyskusje nad poprawkami.
Podsumowanie
Przy obecnym tempie zmian na rynku planowanie calego projektu na wiele miesięcy naprzód może być niewystarczające, nawet jeśli decyzje podejmują doświadczeni managerowie. Nowe metodologie pracy pozwalają na skrócenie cykli decyzyjnych i większą elastyczność, co prowadzi w efekcie do powstawania produktów lepiej przystosowanych do wymagań klienta.
