Jeżeli w jakimś zespole istniały wcześniej kłopoty komunikacyjne, to w czasie pandemii z pewnością zaczynają boleśnie doskwierać firmom. Na szczęście firma IDO Electronics od początku istnienia stawiała na elastyczność i skuteczność komunikacji. Latami pracując z klientami i dostawcami z całego świata, wypracowaliśmy wiele skutecznych metod kontaktu zarówno wewnątrz zespołu, jak i z najbliższym otoczeniem naszej firmy. W poniższym wpisie podzielimy się z Tobą narzędziami, z których korzystamy do komunikacji wewnątrz firmy oraz z klientami. Tym samym rozpoczynamy też serię wpisów omawiającą narzędzia wykorzystywane na co dzień w IDO Electronics.
Komunikacja wewnątrz zespołu
Czasem wymagana jest szybka reakcja kolegi z zespołu lub pada pytanie, na które odpowiedź jest stosunkowo prosta. Wysyłanie w takich sprawach e-maila jest kłopotliwe, wiąże się bowiem z dokładaniem kolejnych powiadomień ze skrzynki mailowej, w których gąszczu trudno jest potem odnaleźć istotne informacje. W związku z tym postanowiliśmy, że ustalenia mailowe zostawimy dla spraw bardzo ważnych. Do szybkiej komunikacji używamy zamiast tego grupowego komunikatora.
Mattermost
To komunikator open-source, który można samodzielnie hostować. Działa świetnie pod Linuxem oraz Windowsem – dwoma systemami, które w firmie wykorzystujemy najczęściej. W razie potrzeby aplikację można pobrać również na telefony komórkowe. Dostęp do niego ma każdy pracownik, od pierwszego dnia pracy. Służy nam codziennie w różnych sprawach, od zaproszenia kolegi z pokoju obok na ciasto po wstępne dyskusje nad szczegółami projektów, które potem lądują w backlogu zadań.
Wybraliśmy Mattermost, ponieważ posiada większość potrzebnych nam funkcji (jak integracje z innymi serwisami, czaty 1:1, pokoje, rozmowy prywatne w kilka osób), a ponadto przewyższa usługi typu SaaS bezpieczeństwem i możliwościami kontroli.
Komunikacja z klientem
Większość naszych projektów zaczyna się od maila lub telefonu od klienta, czasem – zapytania poprzez profil na Facebooku lub Twitterze. Szybko jednak przechodzimy na inne formy komunikacji, zwłaszcza jeśli odległość (lub kwarantanna!) nie pozwala na normalne spotkania z naszym biznesowym partnerem.
Narzędzia wspierające pracę projektową omówimy poniżej. W tym punkcie natomiast skupimy się na wideoczatach.
Google Hangouts/Meet
Znane narzędzie oferujące wiele przydatnych opcji, takich jak nagrywanie, udostępnianie ekranu, kody spotkań. Wymaga konta zarejestrowanego w Google. To, co dla jednych jest wadą, dla innych będzie zaletą, zwłaszcza że Meet idealnie zintegrowany jest z innymi usługami Google. Integracja m.in. kalendarzem oraz mailem oznacza, że z poziomu kalendarza można bezpośrednio zarezerwować czas, utworzyć link do pokoju na spotkanie i zaprosić innego uczestnika na konferencję. Możliwa jest także obsługa przez przeglądarkę oraz aplikację w telefonie, co nie ogranicza opcji rozmowy tylko do biura czy domu – kontynuowanie dyskusji jest możliwe również w pociągu czy kolejce w sklepie.
Największym minusem jest ograniczenie darmowego rozwiązania do 10 osób podłączonych do jednej konwersacji. Za spotkania dla większej ilości osób należy już zapłacić, co przy dużych, rozproszonych zespołach może być kłopotliwe. Darmowy Hangouts sprawdzi się natomiast w małych zespołach agile’owych, np. scrumowych.
Zoom
Darmowym rozwiązaniem dla dużej ilości osób jest Zoom. Podstawowy plan pozwala na prowadzenie spotkań nawet dla stu osób na jednym kanale. Niestety, ograniczone są one czasowo do 40 minut. IDO Electronics wykorzystuje to narzędzie do prowadzenia cotygodniowych spotkań sprawozdawczych. Limit czasowy motywuje do tego, żeby te spotkania były zwięzłe i produktywne 😉
Podobnie jak Hangouts, Zoom oferuje szereg przydatnych funkcji jak udostępnianie ekranu czy połączenie przez przeglądarkę. Ta druga opcja, oprócz braku konieczności instalowania oprogramowania ma jeszcze jedną zaletę, a mianowicie pozwala na dołączenie do rozmowy dowolnej osobie, której wyślemy odpowiedni link – bez dodatkowych kroków, jak konieczność rejestracji w aplikacji.
Zarządzanie projektem
Truizmem jest stwierdzenie, że rozbudowanymi, wieloetapowymi projektami nie da się zarządzać poprzez e-mail. Zlecone nam prace często obejmują skomplikowane zadania, łączące w sobie elementy dotyczące designu, programowania, automatyki.
Aby końcowy efekt naszych działań spełniał wszystkie wymagania klienta, korzystamy z poniższych narzędzi:
GitLab
GitLab to open-sourcowe oprogramowanie do zarządzania projektami programistycznymi. Pozwala nam na efektywny podział koniecznych do przeprowadzenia prac na mniejsze zadania i zarządzanie nimi. Do jego najciekawszych funkcji należą:
- System zarządzania uprawnieniami. W firmie prowadzimy równolegle wiele projektów. Dostęp do wielu projektów wiąże się z powiadomieniami o zmianach w każdym z nich. Aby nie zarzucać, np. marketingowca niepotrzebnymi mi informacjami o próbach rozwiązania błędów w testowanym oprogramowaniu, można przyznać uprawnienia do przeglądania tylko wybranych projektów. W ten sposób będzie otrzymywać tylko informacje powiązane z projektami, nad którymi faktyczne pracuje. Opcja ma znaczenie również wszędzie tam, gdzie dyskrecja i poufność są priorytetem.
- Podział na kamienie milowe. Wszystkie zadania tworzące projekt można spisać od razu, dzieląc je na etapy wykonania, tzw. kamienie milowe (ang. Milestones). Przypisanie zadania do dalszego kamienia może oznaczać na przykład, że do jego wykonania potrzeba sfinalizowania jakichś wcześniejszych elementów albo opisywana funkcja nie jest niezbędna w programie i może poczekać, aż istotniejsze elementy programu zostaną wdrożone. Taki podział ułatwia tworzenie niezbędnych raportów zwłaszcza podczas prac nad projektami, które uzyskały dofinansowanie np. z grantu albo Funduszy Europejskich.
- Tagi. System prostych tagów, które można dowolnie łączyć. Pozwala np. na nadawanie priorytetów.
- Tablice. Element szczególnie istotny dla zwinnych metod zarządzania projektami; pozwala szybkim rzutem oka oszacować, na jakim etapie jest przypisane do nas zadanie oraz jakiego typu działania wymaga.
GitLab. Widok fragmentu tablicy z otagowanymi zadaniami.- Czas. Estymacje i mierzenie czasu.
- Wiki. Element pozwalający na utworzenie księgi informacji o projekcie.
- Integracje. GitLab wyposażony jest w narzędzie pozwalające na integrację z zewnętrznymi serwisami. IDO Electronics korzysta m.in. z możliwości wczytywania projektów i przypisanych do nich zadań we własnym timerze.
Confluence
Praca nad projektem to nie tylko zadania do wykonania. To także cała masa wiedzy, która projektowi towarzyszy, np. dokumenty, wnioski, wymagania. Wprawdzie GitLab ma narzędzia, które pozwalają na przechowywanie tych danych, ale to możliwości Confluence lepiej odpowiadają naszym potrzebom. Dzięki temu oprogramowaniu możemy w jednym miejscu przechowywać całe know-how projektu.
Najciekawszą opcją Confluence jest udostępnianie bazy wiedzy na zewnątrz. Dzięki temu możemy podzielić się wszystkimi informacjami z użytkownikami naszych produktów- na bieżąco, w miarę ich powstawania i rozwoju, bez konieczności kopiowania informacji pomiędzy systemami.
Na zakończenie
W kolejnych wpisach z serii „Narzędzia IDO Electronics” opiszemy m.in.:
- Języki programowania, których używamy i powiązane z nimi biblioteki i frameworki,
- IDE, kompilatory,
- Drukarki 3D i inne maszyny.
Stale ulepszamy i zmieniamy narzędzia, których używamy. Lista z powyższego wpisu za jakiś czas na pewno zostanie zaktualizowana, a być może nawet całkiem zmodyfikowana. Dobieramy właściwe rozwiązania do stojących przed nami wyzwań, aby ograniczenia sprzętu nie blokowały przepływu zadań. Naszym celem jest stałe ulepszanie naszego arsenału po to, aby praca, jaką wykonujemy, była:
- szybsza,
- mniej monotonna,
- dokładniejsza,
- sprawniejsza.
Korzystasz z którychś z tych narzędzi? A może znasz coś lepszego? Podziel się z nami Twoją opinią na naszych kanałach Social Media!
