Elastyczność projektowa IDO Electronics to pole do wprowadzania szybkich zmian i dostosowywania technologii do konkretnych potrzeb danej implementacji.
Jest to niezwykle istotny element w toku procesu projektowego pozwalający naszym klientom na budowanie przewagi konkurencyjnej, optymalizacji produktów i procesów oraz wzmacniania wizerunku ich przedsiębiorstw.

Czym jest elastyczność projektu?

Elastyczność projektu, rozumianą jako jego zdolność od adaptacji można rozpatrywać pod kątem wielu zagadnień, np. zmiennych wymagań klienta, zmian na rynku, zmian w otoczeniu inwestycji itp.

Dwoma najważniejszymi wymiarami, jakie należy wziąć pod uwagę mówiąc o elastyczności projektu są:

  • wielostronność związana z możliwościami projektu,
  • szybka i adekwatna reakcja na zmiany w otoczeniu.

Dlaczego to ważne? Ponieważ pozwala na modyfikację pierwotnej wersji projektu jeszcze na etapie jego tworzenia. Dzięki temu ostateczny produkt będzie w większym stopniu odpowiadał na rzeczywiste potrzeby klienta, a to jest podstawą jego satysfakcji – i Twojego zysku.

Jak elastyczność projektowa przyczynia się do zwiększenia zysku?

W zależności od typu projektu, jego zakresu i stopnia skomplikowania elastyczność projektowa może mieć różny zakres wpływu na zysk, jaki zostanie osiągnięty z finalnego produktu. Zasadniczo można przyjąć, że zwiększenie elastyczności działa na dwa podstawowe sposoby:

1. Ograniczanie strat

Wiele projektów, zwłaszcza bardzo innowacyjnych, bywa niedoszacowanych już na wstępie. Często nie jest to nawet problem wynikający z niedopatrzenia zamawiającego lub zespołu projektowego, ale np. z nieprzewidzianych okoliczności takich jak załamanie pogody, zmiany warunków na rynku (np. przyzwyczajeń i wymagań konsumentów) oraz działania konkurencji (wdrożenie podobnego produktu). Uparte brnięcie w realizację projektu bez wprowadzania zmian może skończyć się tym, że, owszem, finalny produkt będzie perfekcyjnie zgodny z pierwotną specyfikacją, ale jego użyteczność będzie bardzo niska lub wręcz zerowa. W takim wypadku pozostaje tylko napisanie wymagań od nowa i rozpoczęcie kolejnego projektu – o ile zostały jeszcze jakieś środki, które na to pozwalają. Pewne elementy pierwotnego projektu mogą zostać użyte ponownie, ale straconego czasu i większości nie da się odzyskać, jeśli inwestycja się nie zwróci.

Znacznie lepszą opcją jest praca małymi krokami, które wymuszają częstsze raportowanie. Częsta kontrola stanu projektu i zgodności z wymaganiami powoduje, że wszelkie rozbieżności zostaną zauważone szybciej. 

Zgodnie z zasadą złotego trójkąta projektu, zmiany np. zakresu czy potrzebnych materiałów pociągną za sobą rozszerzenie wymagań także w pozostałych dwóch elementach. Jeśli jednak projekt zostanie zmodyfikowany odpowiednio wcześnie, koszt zmiany będzie dużo mniejszy niż stworzenie kolejnego produktu od podstaw.

Zmiana jednego elementu projektu (czasu, zakresu lub zasobów) pociąga za sobą zmianę co najmniej jednego lub pozostałych dwóch elementów

Zasada złotego trójkąta projektów. Zmiana jednego elementu projektu (czasu, zakresu lub zasobów) pociąga za sobą zmianę co najmniej jednego lub pozostałych dwóch elementów.

Takie podejście ma jeszcze jedną zaletę, bowiem pozwala na przetestowanie produktu finalnego w środowisku, w jakim faktycznie będzie funkcjonował. Wypuszczenie małej, testowej partii potrafi dać ogrom informacji, zwłaszcza o obciążeniach produktu. Brak takich testów może mieć katastrofalne skutki. Wystarczy wspomnieć o wpadce, jaką zaliczył w 2016 r. Samsung, wypuszczając na rynek wadliwe telefony Galaxy Note 7. Producent poniósł ogromne nakłady, aby wyjść z tej sytuacji z twarzą. 

2. Powiększanie zysków

Prowadzenie projektu metodą małych kroków powoduje, że możliwe jest stworzenie tzw. produktu minimalnego. To taka wersja produktu, która posiada niezbędne minimum funkcjonalności potrzebnej, aby sprzedać go konsumentowi. Kolejne wersje produktu mogą wnosić dodatkową wartość, rozszerzając funkcje produktu. Inwestor, zamiast czekać na finalną wersję, zaczyna zarabiać znacznie wcześniej, wzmacniając swoją markę i budując przewagę konkurencyjną na rynku. 

Takie podejście jest bardzo popularnie w projektach informatycznych, gdzie większość elementów systemu jest od siebie przynajmniej częściowo niezależna i może być opracowywana równolegle. Kolejne funkcje danego systemu wypuszczane są jako np. aktualizacje. Firma informatyczna zarabia już od pierwszej wersji programu, obserwując tymczasem wymagania klientów. Nie traci czasu ani zasobów na pracę nad fragmentami, które są zbędne, przez co może lepiej dopracować te, które wnoszą rzeczywistą wartość.

Trudniej wyobrazić sobie zastosowanie metody małych kroków przy większych projektach uwzględniających fizyczne wersje produktu, ale i to jest możliwe. Przypomina to trochę mieszkania wykończone do stanu deweloperskiego. Firma budowlana może sprzedać część od razu, a część może doprowadzić do stanu „pod klucz”, aby uzyskać wyższą marżę za ich sprzedaż.

Jak zwiększyć elastyczność projektu?

Najlepiej zrobić to oczywiście jeszcze w fazie planowania projektu. Zaimplementowanie odpowiednich mechanizmów jeszcze przed startem pozwoli na szybkie reagowanie na potrzebę zmian, gdy tylko ta się pojawi. Co można zrobić, żeby zwiększyć elastyczność projektu?

  • Zaplanować odpowiedni zapas czasu i materiałów. Brzmi jak truizm, ale wiele firm wciąż usiłuje spinać projekty „na styk”, bez założenia optymalnego marginesu czasu i potrzebnych środków. Wydaje się, że to pozwala na oszczędności, ale to pozory, bowiem takim przypadku każda zmiana w projekcie kończy się przekroczeniem terminów, co może skutkować np. karami umownymi. Znacznie lepszym wyjściem jest zostawienie sobie pola do manewru – zgodnie z omówioną wcześniej zasadą złotego trójkąta. Jeśli zmiany w projekcie będą mniejsze, to nadmiar środków można przeznaczyć na inne projekty. 
  • Korzystać ze zwinnych metod prowadzenia projektów. Tradycyjne metody zarządzania projektami w małym stopniu uwzględniają elastyczność jako wymóg. Tymczasem tempo zmian na rynku stale wzrasta. Aby za nim nadążyć, należy korzystać z metod, które pozwalają na swobodne manewrowanie w obrębie projektu. Wieloma projektami technicznymi da się zarządzać w sposób zwinny (Agile). Metodyki zwinne zakładają m.in. lepsze dopasowanie produktu do wymagań klienta, stawiając tę wartość nad sztywne trzymanie się ustaleń.
  • Raportować zmiany. Najgorsze, co się może przytrafić podczas zmian w projektach to wprowadzanie elementów, które nie posuwają projektu do przodu. Dlatego każde odejście od pierwotnie przyjętych założeń powinno być dokładnie opisane, np. za pomocą formularzy zmiany. Taki formularz powinien odpowiadać na pytania takie jak: kto proponuje zmianę i dlaczego, jaki jest spodziewany efekt zmiany, kto powinien ja zatwierdzić. Pozwoli to na uniknięcie nieprzyjemności podczas wystawiania faktury za wykonaną pracę. 

Zgromadzenie dodatkowych środków czy zmiana metodyki prowadzenia projektu, gdy ten już wystartował, są bardzo ciężkie do wykonania. Jednak  ostatni punkt powyższej listy da się zastosować  na niemal każdym etapie tworzenia projektu, aby go w miarę potrzeby uelastycznić.

Podsumowanie

Zachowanie  dużej elastyczności projektu nie jest sprawą łatwą i wymaga pewnego przygotowania jeszcze przed rozpoczęciem projektu. Pozwala jednak nie tylko oszczędzić przeznaczone na ten cel środki w razie konieczności wprowadzenia zmian, ale też może być kluczem do komercyjnego sukcesu projektu, jeśli jest używana jako narzędzie do optymalizacji produktu. Oszczędność czasu i środków oraz zadowolenie klienta wynikające z produktu lepiej odpowiadającego jego potrzebom to klucz do budowania stabilnej marki i przewagi rynkowej.